Cómo realizar verificaciones de referencias correctamente (+ plantilla)
Realizar verificaciones de referencias efectivas puede resultar difícil. El proceso a menudo implica un delicado equilibrio entre respetar el tiempo de los empleadores, confiar en la experiencia de los candidatos y garantizar que se toman las decisiones de contratación correctas. En este artículo, proporcionamos una guía para realizar verificaciones de referencias de la manera correcta e incluimos una plantilla descargable para ayudar a estandarizar su proceso de verificación de referencias.
Para estandarizar su proceso de verificación de referencias, garantizar la coherencia y realizar una lluvia de ideas sobre preguntas específicas para hacerles a empleadores anteriores y otras referencias, descargue nuestra plantilla de verificación de referencias:
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¿Por qué realizar verificaciones de referencias?
Las verificaciones de referencias sirven como un paso vital en el proceso de contratación, ofreciendo a los empleadores información invaluable sobre los antecedentes, la ética laboral y la idoneidad de un candidato para un puesto en particular. De hecho, El 87% de los empleadores realiza verificaciones de referencias como parte del proceso de contratación.. Comprender las razones detrás de la realización de verificaciones de referencias subraya su importancia y su impacto en las decisiones de contratación.
Verificación de información
Los currículums y las solicitudes de empleo proporcionan una instantánea de las calificaciones y la experiencia de un candidato. Sin embargo, las verificaciones de referencias permiten a los empleadores verificar la exactitud de esta información. Al ponerse en contacto con empleadores anteriores o contactos profesionales, los empleadores pueden confirmar detalles como fechas de empleo, títulos de trabajo y responsabilidades, garantizando transparencia y autenticidad en el proceso de contratación.
Evaluación del desempeño pasado
El desempeño pasado a menudo sirve como un indicador confiable del éxito futuro. Las verificaciones de referencias permiten a los empleadores obtener información de primera mano sobre el desempeño, las fortalezas y las áreas de mejora de un candidato de parte de personas que han trabajado estrechamente con ellos en el pasado. Esta información ayuda a los empleadores a evaluar la capacidad del candidato para cumplir con los requisitos laborales y contribuir positivamente a la organización.
Mitigación de riesgos
Tomar una decisión de contratación incorrecta puede tener consecuencias importantes para una organización, que van desde una menor productividad hasta pérdidas financieras. Según el Departamento de Trabajo de EE. UU., el coste de una mala contratación puede llegar hasta 30% del salario del empleado durante el primer año.. Las verificaciones de referencias sirven como estrategia de mitigación de riesgos al descubrir posibles señales de alerta o inquietudes que pueden no haber sido evidentes durante el proceso de entrevista. Al identificar cualquier discrepancia o área de preocupación desde el principio, los empleadores pueden tomar decisiones más informadas y evitar costosos errores de contratación.
Evaluación de ajuste
El ajuste cultural es un aspecto crucial de la contratación que va más allá de las habilidades y cualificaciones técnicas. Las verificaciones de referencias brindan la oportunidad de evaluar si el estilo de trabajo, los valores y la personalidad de un candidato se alinean con los de la organización. Comprender cómo el candidato ha interactuado con sus colegas y se ha adaptado a diferentes entornos laborales ayuda a los empleadores a evaluar su compatibilidad con el equipo y la cultura organizacional.
Cumplimiento legal
Realizar verificaciones de referencias de manera consistente y estandarizada ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Los empleadores deben cumplir con las leyes que rigen las prácticas laborales, como las leyes contra la discriminación y las regulaciones de privacidad de datos, al contactar referencias y evaluar candidatos. Las verificaciones de referencias realizadas de acuerdo con las pautas legales ayudan a proteger a la organización de responsabilidades legales y reclamos por discriminación.
¿Quién debería realizar verificaciones de referencias?
A continuación presentamos un vistazo más de cerca a las partes interesadas clave que deberían participar en la realización de verificaciones de referencias:
Gerentes de contratación
Los gerentes de contratación suelen ser directamente responsables de evaluar a los candidatos y tomar decisiones finales de contratación. Como tal, están bien posicionados para realizar verificaciones de referencias para recopilar información adicional sobre las calificaciones, el desempeño y la idoneidad de los candidatos para el puesto. Los gerentes de contratación pueden adaptar las preguntas de verificación de referencias para alinearlas con los requisitos específicos del puesto y participar en discusiones significativas con referencias para evaluar la idoneidad de los candidatos.
Profesionales de Recursos Humanos (RRHH)
Los profesionales de recursos humanos desempeñan un papel central en la gestión del proceso de contratación y en el cumplimiento de las políticas y requisitos legales de la organización. Los profesionales de recursos humanos pueden ser responsables de coordinar los controles de referencia, obtener el consentimiento de los candidatos para contactar con sus referencias y documentar los resultados de los controles de referencia.
Reclutadores
Reclutadores Aunque los reclutadores no siempre llevan a cabo controles de referencia por sí mismos, desempeñan un papel crucial en la facilitación del proceso mediante la recopilación de información de referencia de los candidatos, la programación de las llamadas de verificación de referencia y la comunicación con las referencias según sea necesario. Los reclutadores pueden proporcionar información valiosa sobre los antecedentes de los candidatos y ayudar a los administradores de contratación y a los profesionales de recursos humanos a interpretar los comentarios sobre los controles de referencia.
Proveedores externos
En algunos casos, las organizaciones pueden optar por subcontratar las verificaciones de referencias a proveedores externos especializados en servicios de investigación de antecedentes. Estos proveedores están equipados con las herramientas y recursos necesarios para realizar verificaciones exhaustivas de referencias de manera eficiente e imparcial. Los empleadores pueden aprovechar proveedores externos para garantizar la coherencia y la objetividad en el proceso de verificación de referencias, particularmente en escenarios de contratación de gran volumen o para puestos que requieren una evaluación rigurosa.
Cómo realizar verificaciones de referencias de la manera correcta
Realizar verificaciones de referencias requiere un enfoque estructurado y una consideración cuidadosa para recopilar información significativa sobre el desempeño anterior de un candidato y su idoneidad para el puesto. A continuación se ofrece una exploración detallada de las mejores prácticas para realizar comprobaciones de referencias de forma eficaz:
1. Preparación y Consentimiento
Antes de iniciar las verificaciones de referencias, obtenga el consentimiento del candidato para comunicarse con sus referencias. Cuando esté listo para iniciar el contacto, Dígales a los candidatos que se comunicará con sus referencias y pídales que le informen a las referencias que se comunicará con ellos.. Comunique el propósito de la verificación de referencias y asegúrele al candidato que se respetará su privacidad. Prepare una lista de preguntas personalizadas que se alineen con los requisitos laborales y las competencias buscadas en el candidato ideal. Intente solicitar una variedad de referencias, como un gerente anterior, un compañero de trabajo y un mentor.
2. Preguntas personalizadas
Elabore preguntas que obtengan ejemplos y anécdotas específicas de la experiencia de la referencia trabajando con el candidato. Concéntrese en áreas clave como el desempeño laboral del candidato, sus fortalezas, áreas de mejora, habilidades de comunicación, habilidades de trabajo en equipo y capacidades de resolución de problemas. Adapte las preguntas para recopilar información relevante para las responsabilidades del puesto y la cultura de la organización. Intente solicitar una escala cuantitativa (como del 1 al 5) para calificar las habilidades y capacidades del empleado.
3. Evaluación objetiva
Aborde las verificaciones de referencias con una mentalidad objetiva, buscando recopilar información objetiva y evidencia verificable en lugar de opiniones subjetivas. Haga preguntas abiertas que alienten a las referencias a brindar respuestas detalladas basadas en sus observaciones e interacciones con el candidato. Evite preguntas capciosas o suposiciones que puedan sesgar la retroalimentación de la referencia. Por ejemplo, las preguntas sobre la puntualidad del candidato pueden ser aceptables y apropiadas, pero preguntar sobre la simpatía y la sociabilidad general del candidato pueden no ser objetivas o apropiadas.
4. Documentación y mantenimiento de registros
Documente los hallazgos de la verificación de referencias de manera precisa y completa para futuras referencias y propósitos de cumplimiento. Registre detalles clave como el nombre, el puesto y la afiliación de la referencia, así como la fecha y el método de contacto. Resuma las respuestas de la referencia a cada pregunta y anote cualquier idea o inquietud notable que surja durante la conversación.
5. Profesionalismo y Respeto
Realizar verificaciones de referencias con profesionalismo y respeto por el tiempo y la confidencialidad de la referencia. Preséntese claramente, indique el propósito de la llamada y exprese su agradecimiento por su disposición a brindar comentarios. Escuche activamente las respuestas de la referencia y haga preguntas de seguimiento según sea necesario para aclarar o ampliar sus ideas.
¿Cuántos candidatos obtienen verificaciones de referencias?
La decisión de cuántos candidatos se someten a verificaciones de referencias puede variar según varios factores, incluidas las políticas de contratación de la organización, el volumen de solicitantes y los requisitos específicos del puesto. Si bien la verificación de referencias es una práctica estándar en el proceso de contratación, no todos los candidatos pueden pasar por este paso. A continuación se presentan algunas consideraciones sobre el número de candidatos sujetos a verificación de referencias:
Finalistas o mejores candidatos
Por lo general, se realizan verificaciones de referencias para los finalistas o los mejores candidatos que han avanzado a las últimas etapas del proceso de selección. Estos candidatos suelen ser aquellos que superaron con éxito las etapas de selección iniciales, participaron en entrevistas y demostraron un gran potencial para el puesto. Las verificaciones de referencias sirven como validación final de sus calificaciones e idoneidad antes de presentar una oferta de trabajo.
Escenarios de contratación de alto volumen
En situaciones en las que las organizaciones reciben un gran volumen de solicitudes para un solo puesto, realizar verificaciones de referencias para cada solicitante puede no ser factible o práctico. En cambio, las verificaciones de referencias pueden reservarse para un grupo selecto de candidatos preseleccionados que cumplan con las calificaciones mínimas y muestren un potencial prometedor. Dar prioridad a las verificaciones de referencias de candidatos que son candidatos serios para el puesto ayuda a agilizar el proceso de contratación y asignar recursos de manera efectiva.
Ley laboral y verificaciones de referencias
Es esencial prestar atención a la legislación laboral al realizar verificaciones de referencias para garantizar el cumplimiento y mitigar los riesgos legales. Comprender las consideraciones legales asociadas con las verificaciones de referencias es esencial para que los empleadores las realicen de manera ética y efectiva. A continuación se ofrece una exploración más profunda de la intersección entre la legislación laboral y la verificación de referencias:
Leyes contra la discriminación
Los empleadores deben cumplir con las leyes contra la discriminación, como la Ley de Derechos Civiles de 1964 y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), al realizar verificaciones de referencias. Evite hacer preguntas que puedan obtener información sobre las características protegidas de un candidato, incluida la raza, el género, la edad, la religión, la discapacidad o el origen nacional. Concéntrese en consultas relacionadas con el trabajo que evalúen las calificaciones, habilidades y experiencia del candidato sin prejuicios.
Leyes de privacidad
Respete los derechos de privacidad de los candidatos y obtenga su consentimiento antes de contactar con sus referencias. Informe a los candidatos sobre el propósito de la verificación de referencias y los tipos de información que se discutirán. Maneje la información de verificación de referencias con confidencialidad y asegúrese de que solo las personas autorizadas tengan acceso a datos confidenciales. Cumpla con las regulaciones de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea, al realizar verificaciones de referencias para candidatos ubicados en jurisdicciones con requisitos de privacidad específicos.
Leyes de difamación
Tenga cuidado para evitar hacer declaraciones difamatorias o compartir información falsa o engañosa durante las verificaciones de referencias. Cíñete a la información fáctica y objetiva proporcionada por la referencia y abstente de hacer juicios u opiniones subjetivas sobre el candidato. Tenga en cuenta las posibles responsabilidades legales que surjan de las demandas por difamación y concéntrese en verificar la información relevante para el desempeño laboral y las calificaciones del candidato.
Ley de informes crediticios justos (FCRA)
Si utilizan proveedores externos o agencias de investigación de antecedentes para realizar verificaciones de referencias, los empleadores deben cumplir con la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA). La FCRA impone obligaciones a los empleadores de obtener el consentimiento de los candidatos, proporcionar información y cumplir con procedimientos estrictos cuando utilicen informes de consumidores con fines laborales. Asegúrese de que los procesos de verificación de referencias se lleven a cabo de acuerdo con los requisitos de la FCRA para evitar sanciones legales y demandas.
Regulaciones estatales y locales
Tenga en cuenta las regulaciones estatales y locales que rigen las verificaciones de referencias, que pueden variar según las jurisdicciones. Algunos estados tienen leyes específicas que restringen los tipos de información que se pueden divulgar durante las verificaciones de referencias o imponen limitaciones sobre el momento y la forma de realizar las verificaciones de referencias. Manténgase informado sobre los requisitos legales relevantes aplicables a las verificaciones de referencias en las jurisdicciones donde opera su organización.
Preguntas buenas (y legales) para hacer durante las verificaciones de referencias
Al hacer preguntas durante las verificaciones de referencias, es esencial centrarse en consultas relacionadas con el trabajo que brinden información objetiva sobre las calificaciones y el desempeño del candidato. Evite preguntas que puedan obtener información sobre características protegidas, como raza, género, edad, religión, discapacidad u origen nacional, para garantizar el cumplimiento de las leyes contra la discriminación. Además, respetar la confidencialidad de la referencia y manejar la información con discreción y profesionalismo. Al hacer preguntas relevantes, legales y esclarecedoras durante las verificaciones de referencias, los empleadores pueden recopilar información valiosa para informar sus decisiones de contratación de manera efectiva.
Plantilla para verificaciones de referencias (descargar)
Para agilizar el proceso de verificación de referencias, considere utilizar una plantilla estandarizada que incluya preguntas esenciales y espacio para registrar los comentarios sobre las referencias. Esto garantiza la coherencia y facilita la comparación entre candidatos. Descargue nuestra plantilla de verificación de referencias personalizable para adaptarla a las necesidades y requisitos de su organización:
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